Fleet Manager Assistant
- Yaoundé, Centre
- Volontariat
- Temps-plein
- Appliquer la stratégie de gestion du parc automobile du HCR dans la planification des acquisitions, de l’entretien et du remplacement des véhicules et accessoires.
- Réaliser des analyses de dépenses à partir des données historiques pour identifier les tendances et orienter les achats et les accords-cadres.
- Conseiller les bureaux sur la taille optimale du parc et sur les mécanismes d’optimisation de l’utilisation des véhicules (mise en commun, attribution).
- Agir comme point focal pour les commandes de véhicules, en tenant compte des stratégies locales et des besoins à court et moyen terme.
- Coordonner les activités des partenaires de mise en œuvre et des prestataires liés à la flotte, en veillant au respect des procédures du HCR.
- Répondre aux demandes d’information et de conseils, en coordonnant les réponses entre les différentes entités concernées.
- Fournir des rapports réguliers et personnalisés sur la gestion du parc automobile, incluant les données sur les actifs et les indicateurs de performance.
- Contrôler la qualité et l’exactitude des données dans les systèmes commerciaux (FleetWave, VTS, Cloud ERP).
- Compiler et analyser les statistiques pour identifier les tendances et appuyer la prise de décision.
- Assurer le suivi des documents administratifs des véhicules : immatriculations, cartes grises, prorogations IM5, assurances, autorisations de vente aux enchères.
- Planifier les visites techniques et assurer le suivi des apurements des ATN après les ventes aux enchères.
- Suivre les mouvements des actifs conformément aux SOPs : dotations, réaffectations, déclassements, donations.
- Gérer les fiches de remise et reprise, informer le focal point des actifs pour mise à jour dans Cloud ERP, VTS, et ajuster les rattachements des tomcards carburant et régimes ATN si nécessaire.
- Participer aux réceptions et inventaires des pièces de rechange, pneus, carburant en vrac (véhicules, générateurs, motos).
- Suivre les stocks morts, organiser les transferts pour donations ou ventes aux en-chères.
- Assurer le suivi des incidents, déclarations, remboursements, réparations et archivage des dossiers.
- Saisir les données dans FleetWave :
- Carburant (fichier mensuel en lien avec GFM Fuel Management)
- Maintenance et réparations (véhicules, générateurs) en coordination avec AIRD et CFAO
- Promouvoir l’adhésion aux politiques, normes et directives du HCR en matière de gestion de flotte.
- Contrôler leur application dans la zone de responsabilité.
- Accomplir toute autre tâche liée à la gestion de la flotte selon les besoins opération-nels.
- Renforcer leurs connaissances et compréhension du concept du volontariat en lisant la do-cumentation mise à disposition par le programme VNU, les publications externes et prendre
L’Assistant Fleet Manager est chargé de garantir une gestion efficace, conforme et optimi-sée du parc automobile du HCR. Il veille à la planification rigoureuse des acquisitions, de l’entretien et du remplacement des véhicules, tout en assurant la saisie et le suivi précis des données dans les systèmes dédiés. Il contribue à la réduction des coûts par l’analyse des tendances et l’optimisation de l’utilisation des ressources. Il assure également la coordination avec les partenaires et prestataires, le suivi administratif et réglementaire des véhicules, ainsi que la gestion des stocks et des mouvements d’actifs. Enfin, il fournit un appui opérationnel réactif, notamment en situation d’urgence, et veille à la conformité avec les politiques et pro-cédures du HCR.Requirements:Compétences techniques et opérationnelles
Le titulaire du poste doit posséder une bonne maîtrise des procédures logistiques et des normes de gestion de flotte, incluant l’acquisition, l’entretien, le suivi et le déclassement des véhicules. Il doit être capable d’utiliser efficacement les outils de gestion de flotte tels que FleetWave, VTS et Cloud ERP. Une connaissance des réglementations douanières et administratives liées aux véhi-cules est également essentielle pour assurer la conformité des opérations.Compétences en analyse et en planification
Une capacité à analyser les données opérationnelles, telles que la consommation de carburant, les coûts d’entretien ou les taux d’utilisation, est indispensable. Ces analyses permettent d’identifier des tendances et d’optimiser la planification des ressources, contribuant ainsi à une gestion plus efficiente et économique du parc automobile.Compétences organisationnelles
Le poste exige une grande rigueur dans la tenue des dossiers, la saisie des données et le suivi des actifs. Le candidat doit être capable de planifier, organiser et prioriser efficacement ses tâches dans un environnement dynamique, tout en respectant les délais et les procédures éta-blies. L’autonomie dans l’exécution des responsabilités est également attendue.Compétences interpersonnelles
De solides aptitudes en communication sont nécessaires pour interagir avec les partenaires, les prestataires et les collègues, tant à l’oral qu’à l’écrit. Le sens du travail en équipe est essentiel, tout comme la capacité à collaborer dans un environnement multiculturel. Le poste requiert éga-lement un bon sens du service et une orientation vers les résultats.Une expérience UNHCR est désirablemaitrise Pack office – maitrise de l’utilisation des ERPCompetencies and values:Core Competencies
Accountability
Communication
Organizational Awareness
Teamwork & Collaboration
Commitment to Continuous Learning
Client & Result OrientationCross-Functional Competencies
Technological Awareness
Planning and Organizing
Stakeholder ManagementArea(s) of expertise:
- Administration
- Logistics and Inventory